某日下午, 我從一個無聊又冗長提早離開, 
過了大約一個小時之後, 才見到 John 拿著 Notebook 回到座位上
只見John 很得意地對我說 
"ccw, 你提早離開那個會議是正確的, 真是浪費時間啊! "
"大約翰啊! 既然浪費時間, 那你怎麼不離開了" 
"哇! 開玩笑, 這是資深處長開的協調會議, 我這麼菜, 哪敢離開啊!" 
"我覺得這跟你對於這個會議是否有沒有貢獻的問題 ? 而不應該是菜不菜的問題? “
“唉呀! 反正我又沒有浪費到時間 , 你沒看到我拿著 Notebook 進去嗎? 這段時間也回了不少 Email, 而且, 放眼過去幾乎大家都是這麼做的 ” 
“我是不贊成開會的時候帶Notebook 進去的, 這會造成惡性循環"
"惡性循環 ? 我覺得還好耶! 反正我人也在那裏, 如果需要我發言,會議主持人自然會點到我, 其他時間我就做自己的事情" 
首先要搞清楚開會的目的
"大約翰啊! 我問你, 開會的目的是什麼 ?"
"不就是一堆人聚在一起討論事情嗎 ?"
"你說的沒錯, 重點有三個, 就是 [一堆人], [聚在一起] 和 [討論事情] ? 首先為什麼要 [一堆人] ?"
"很簡單啊! 因為一個人搞不定嘛! 所以才需要[一堆人] ?"
"答對了! 那為什麼要 [聚在一起] 呢? "
"這更簡單了! 就是及時反應啊, 有些議題要是透過 Email 來討論, 常常好幾天都沒有甚麼進展"
"這也說對了, 而且[聚在一起]可以看到彼此的表情和反應, 比較不容易誤解" 
"ccw ! 你這麼說我非常有感覺, 有些同事信件裡看起來似乎很兇, 可是一見面談起來似乎還蠻容易溝通的"
"大約翰啊! 最後為什麼要 [討論事情] 呢?"
"當然是要解決問題 !, 透過集思廣益的方法來解決問題"
"說的好, 你都知道嘛 ! 開會最重要的就是要 [解決問題] " 
"是啊 ! 沒有問題幹嘛要開會 …. 不過, 話也不能這麼說, 也還是有些白目的人, 沒事也要開會" 
其次要搞清楚"開這個會" 的目的
"呵呵 ! 剛才你也說了, 開會是要 [解決問題] , 但是那個 [問題] 到底是誰的問題就很重要" 
"我覺得很容易判斷啊 ! 如果是我的問題, 我就會開會來[解決問題] , 所以通常是舉行那個會議的人的問題"
"沒錯! 所以你去參加會議就是要解決[那個人] 的問題, 只要能夠解決[那個人]的問題, 那你就完成了這會會議的目的"
"ccw, 這是理想啦 ! 通常開會的時候, [那個人] 連自己有什麼問題都搞不清楚, 有時候還要花不少時間來釐清真正的問題是什麼 ?"
“大約翰啊! 沒想到你年紀輕輕, 就對職場的體會這麼深, 不簡單! 你說的是事實, 所以我去參加別人舉行的會議時, 一定會在開始討論之前, 把[那個人]的問題給釐清"
"把問題給釐清? 可是[那個人] 連自己的問題都釐不清, 你怎麼幫他釐清 ?"
“不是有句話說 [當局者迷] 嗎? 有時候反而是旁邊的人比較看的清楚[那個人] 真正的問題"
"ccw, 那要怎麼做呢 ?"
"很簡單, 你只要問他一句 [今天開這個會議的目的是什麼?], 在回答這個問題時, [真正的問題] 就會在這個過程中被凸顯出來, 也順便讓參與會議其他同事了解什麼才是 [真正的問題] , 接下去的討論才有意義" 
"能夠舉一些例子嗎 ?" 
"大約翰啊! 今天這個資深處長開的會不就是很好的例子嗎? 一開始要解決的問題是 [為什麼廠商的品質不如預期], 但是問下去之後, 馬上就知道, 原來是我們定的規格是參考別類相近的產品, [規格超出業界標準] "
"對啊! 對啊! 我看到你有把這個問題提出來, 而且大家也同意了, 但是接下來的討論就很發散了, 沒有重點了!" 
"因為舉行會議的 [那個人] 的問題已經被解決了, 但是 [新的問題] 的擁有者還沒有出現, 所以才會這麼混亂”
“ccw, 我知道了! 如果出現這種情況, 原來主持會議的那個人應該要結束那個會議, 並且把新的問題移交給真正的擁有者, 而不是代替他繼續主持會議" 
"正確! 如果我去參加一場會議, 基本上都是帶著想要有所貢獻的心態, 所以一開始一定會去釐清 [那個人] 的真正問題"
"這...這需要有很強的意志力啊 !" 
"不只是意志力, 而且還要非常...非常專心, 如果一開始就帶Notebook 去參加, 以上這兩點就都做不到"
達到目的就要趕快閃人
"可是, 如果問題已經被釐清了, 而且確定是舉行會議的 [那個人] 的問題, 接下去還是可能有 [落落長的討論], 大部分的時間我都沒事做啊 ! 不帶 Notebook 去, 反而浪費時間"
"不對! 你解決了錯誤的問題! 你要解決的真正問題是 [不要在會議上浪費時間] , 而不是 [善用在會議上的空白時間]” 
"ccw, 這有什麼不同嗎 ? 我怎麼感覺都是一樣的"
"大約翰啊! 這個兩個問題有最根本上的心態差異, 解決前面問題的心態的是 [主動出擊] , 後面的是[逆來順受]"
"嗯~ 似乎有那麼點差異"
我比較喜歡 [主動出擊] , 因為這會讓我在使用自己的時間上比較有效率, 所以通常我都會在釐清 [那個人] 的問題之後, 盡快把自己可以貢獻的想法先拋出來充分討論, 然後 [閃人]...” 
“閃人... 這.. 也太...”
“對! 閃人 , 因為你已經盡力對這個會議最大的貢獻了, 接下來還待在這個會議做什麼? 不閃人對不起自己, 閃人的目的是要去做自己的事情, 而這些事情是跟你的成功有絕對的關係"
"ccw, 了解, 難怪你今天開會時提早就走了"
"大約翰啊! 我不怕提早走會被人家講話, 憑著也是 [盡心盡力, 問心無愧] 這八個字” 
"唉~ 說實話自從你走了之後, 只見大家都低頭忙自己的事情, 開會的討論也都零零星星, 幾乎都是主持人在唱獨腳戲, 最後會議在很低迷陳悶的情況下結束" 
"老實說 ! 要是大家都積極一點想把一個會開好, 基本上也不需要帶Notebook 去 [善用在會議上的空白時間]”
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