某日傍晚的時候，我路經會議室看到John 一個人在發呆
好奇的我，敲了敲門進去問問看
＂大約翰啊！發生了甚麼事呢？ ＂
＂ccw，唉～ 上次聽了你的建議(不帶 Notebook, 開會才會有效率)之後，我就在我的計畫週會上宣布，［禁止］大家帶筆電來開會，剛開始大家還都能配合，可是才幾次之後，還是都帶筆電來開會，我覺得實在很無力啊～＂
看著 John 滔滔不決地說的一大堆抱怨的話
我靜靜地聽著，最後給他下了一個結論
＂笨蛋！問題在你自己啊 ！＂
＂我自己～ccw，不懂耶！我這樣做也是聽你的建議，哪裡做錯了呢？＂
＂我問你，你知不知道別人為什麼要帶筆電來開會？＂
＂嗯～理由還真是千奇百怪，有的說 ［有急事要發信給客戶］，有的說［開會用的文件還需要再修改］等等，我都很難拒絕＂
＂我的看法是～這些理由都是［藉口］，它們的目的無非是想要［善用開會在會議上的空白時間］＂
＂ccw，聽你這麼講，我也覺得是這樣，可是我也是很認真在開會，也沒讓會議時間空著啊！ ＂ 
＂我再問你一個問題，你的會議是幾點開始？ ＂
＂我發出去的會議邀請時間是下午兩點開始＂
＂那你有準時兩點［開始開會］嗎 ？＂
＂嗯～這個～大部分的時候都有啦 ！＂
＂［大部分的時候］指的多少呢？70%，80%或是90%＂
＂ccw，不好意思！我必須承認大部分的時候指的是60%，只有這個比率的會議我是準時開始的＂
＂這樣你可以慢慢感覺到［問題在你自己］了嗎 ？ ＂
＂可是我準時開會的時候，大家也都遲到啊！＂
＂你的［準時開會的定義］是甚麼 ？＂
＂就是我進到會議室開始講話啊 ！＂
＂那你進到會議室開始講話之後做的第一件事情是不是打開筆電，接投影機呢？＂
＂是啊！我都是會把握時間，一邊講話，一邊趕緊把報告用的檔案打開來＂
＂那其他人在做什麼事呢？＂
＂嗯～其他人～這個～在專心聽我講話吧～＂
＂大約翰啊！［將心比心］啊！如果你是其他人，你會做什麼事呢？＂
＂我嗎？ 我想想～應該會發呆吧！或是想一些其他的事情＂
＂連你自己都承認，這段時間根本不會聽會議主持人在講什麼，你怎麼能夠請別人專心聽你講話呢？更何況你一邊在弄投影機，一邊在找檔案，開檔案， 能夠說出甚麼重要的話？＂
＂ccw！你說的對，看樣子，問題的確在我身上，別人發呆久了自然會想帶 筆電來［善用開會在會議上的空白時間］＂
＂要讓別人不要帶筆電來開會，你有很多事情需要做，其中最基本的一件事就是 要［準時開會］＂
＂啊！不是宣布一下就好了嗎？還有什麼事情要做呢？＂
＂別傻了！大約翰 ，要是宣布一下就會有人遵守，這個世界就不需要警察了，你一定要自己先把事情做好，別人才會尊重你的決議＂
＂ccw，要做些什麼事情呢？ 願聞其詳＂
＂首先你要做到［真正的準時開會］，你現在的認知是不是在開會的那個時間，準時踏進會議室，就叫做 ［準時開會］？＂
＂是啊！不過剛剛聽你這麼分析，這樣似乎還不夠＂
＂沒錯，以你的例子來說，［真正的準時開會］定義是下午兩點以前，你的人已經坐好在會議室，然後投影機已經接好了，要報告的檔案已經打開投出來了，燈光和空調也事先都調整好了，兩點整的時候準時宣布會議開始，絕不拖延＂
＂哇！這樣的陣仗的確會讓人馬上有進入開會的氣氛＂
＂呵呵！而且你［每次］都這麼做的話，誰還會敢遲到呢？＂
＂ccw，我覺得你定義的準時開會還蠻基本的，只是我以前怎麼都沒注意到要把這樣基本的事情做好？＂
＂很多事情都是這樣地！一開始把最基本的功夫花下去，以後絕對會省下你不少時間＂
＂這麼做的確就可以消除［等待開始開會的時間］，也就不會有人會帶筆電來善用這段時間＂
＂大約翰啊！不知道你有沒有聽清楚，做這件事情的重點是［每次］，注意哦！ ［每次］的定義就是 ［100%］＂
＂這～太強人所難了吧！很難說會有甚麼意外啊！例如［投影機壞掉］，或是［會議室被大老闆借走］啊！＂
＂捫心自問，剛剛你說的那些情況是［藉口］還是［理由］，有哪一件不能事先排除的呢？＂
＂嗯～說的也是，只要［提早準備］，大多數的情況都可以排除＂
＂了解了嗎！要做的事情很簡單，但是要把這件事情［做到好］卻很難，要是你能夠做到這樣，大家就會開始尊重你，而尊重你的第一步就是［準時來開會］，然後［認真開會］，最後才［有可能］不帶筆電來開會＂
＂哇勒～做到這樣才［有可能］哦！＂
＂是的！［準時開會］只是第一步而已＂
＂ccw，接下來還有什麼需要做的呢？＂
續待～
沒有留言:
張貼留言